Так много писем, так мало времени. Чувствуете ли вы себя так, когда дело доходит до управления вашим почтовым ящиком Gmail? Мы покажем вам простые настройки и полезные инструменты для организации и защиты от стресса вашего почтового ящика Gmail
Так много писем, так мало времени. Чувствуете ли вы себя так же, когда дело доходит до управления вашим почтовым ящиком Gmail?
Бывает трудно найти важные сообщения, когда ваш почтовый ящик переполнен. Но с помощью простых настроек и полезных инструментов можно избежать беспокойства по поводу входящих сообщений в Gmail
Выберите стиль
Gmail предлагает несколько различных типов просмотра входящих сообщений, и каждый из них можно настроить. Хотите ли вы видеть сначала самые важные сообщения или непрочитанные, настройка Тип входящих поможет вам в этом
Тип входящих сообщений По умолчанию сортирует письма по категориям на вкладках. Это удобный способ отделить социальные, рекламные, обновленные и форумные сообщения от основных. Вы также можете включить или отключить вкладки
Тип Важное первым идеально подходит для того, чтобы видеть самые важные сообщения первыми. При этом создается два раздела: один с важными сообщениями вверху, а другой – со всем остальным внизу. Вы также можете выбрать, чтобы в каждой области было от 5 до 50 элементов
Типы Сначала непрочитанные и Сначала отмеченные звездочками работают так же, как и тип ‘Сначала важные’, с двумя разделами каждый
Чтобы сделать выбор, нажмите на значок шестеренка > Настройки > Входящие. Затем выберите в раскрывающемся списке Тип входящих сообщений
Если вы нервничаете в ожидании письма или в поисках нужного, возможно, изменение стиля входящих сообщений – правильный шаг
Расставляйте приоритеты
С помощью Gmail вы можете легко расставить приоритеты для важных сообщений. И если вы сделаете несколько простых настроек, будущие входящие письма будут сортироваться и помечаться соответствующим образом
Приоритетная папка входящих сообщений
Еще один стиль, использующий разделы, – Priority Inbox. В этом стиле важные и непрочитанные сообщения располагаются на первом месте, сообщения со звездами – на втором, а все остальное по умолчанию находится внизу. Но что приятно в этом типе, так это то, что вы можете настроить разделы в соответствии со своими потребностями
Например, если вы предпочитаете, чтобы сначала шли непрочитанные сообщения, а затем важные, это просто изменить. Еще одна замечательная особенность Priority Inbox заключается в том, что вы можете добавить раздел, основанный на одном из ваших ярлыков. Это удобно, если вы хотите быстро просмотреть определенные письма с метками
Маркеры важности
Раздел ‘Маркеры важности’ может быть полезен для определения того, какие сообщения должны быть помечены как таковые. А если вы используете стили ‘Приоритет входящих’ или ‘Важное первым’, обязательно проверьте эти параметры
Gmail анализирует входящие письма и отмечает их как важные. При определении учитывается несколько факторов, включая вашу активность в отношении похожих писем и общие ключевые слова в тех, которые вы читаете. Если вы предпочитаете не использовать эту функцию прогнозирования, вы можете отключить ее в настройках
Оба параметра можно настроить, выбрав значок шестеренки > Настройки > Входящие
Итак, если приоритетные электронные письма – ваша самая большая проблема, рассмотрите эти варианты. Если вы используете тип Входящие с приоритетом и настраиваете маркеры важности, у вас всегда будут под рукой самые важные сообщения
Ведите с помощью ярлыков
Ярлыки Gmail – это ключ к упорядоченному почтовому ящику. Если вы установите ярлыки, то ваши сообщения будут автоматически помечаться назначенными вами названиями и цветами. Это позволит вам сразу увидеть определенные письма, а также сгруппировать их
Можно считать, что ярлыки в некотором смысле похожи на папки. Когда ярлык создан, он отображается в списке входящих сообщений и содержит все письма, которые к нему относятся. Вы также можете вложить ярлыки в другие, аналогично концепции вложенных папок
Вы можете создавать, редактировать, показывать, скрывать и удалять ярлыки, выбрав значок шестеренки > Настройки > Ярлыки. Вы можете применять и создавать новые ярлыки, пока у вас открыто письмо, нажав на значок ярлыка. Это также можно сделать с главного экрана, если у вас отмечено одно или несколько сообщений
Заполните фильтры
Функция фильтров в Gmail может стать мощным оружием против перегруженности. Подобно функции правил в Outlook, вы можете настроить триггеры для писем, которые будут помечены, помечены, заархивированы, отмечены звездочками и т.д. Это позволит вам видеть более упорядоченную папку ‘Входящие’ сразу после ее открытия
Вы можете создавать, редактировать и удалять фильтры, выбрав значок шестеренки > Настройки > Фильтры и заблокированные адреса. Если у вас открыто письмо, для которого вы хотите установить фильтр, просто выберите стрелку more arrow рядом с кнопкой Reply и выберите Filter messages like this. Вы также можете сделать это на главном экране входящих сообщений, используя флажки для отметки писем
Когда появится всплывающее окно фильтра, вы выберете параметры фильтрации. Сначала вы выберете типы сообщений, которые вы хотите отфильтровать. Например, вы можете выбрать все сообщения от определенного получателя, с определенным словом в теме или теле сообщения, а также сообщения, содержащие вложения
Затем нажмите Создать фильтр с этим поиском и выберите действие (действия). Вы можете выбрать несколько действий, например, наклеить ярлык, пометить как важное или распределить по категориям
Быстрое перемещение с помощью быстрых клавиш
Для быстрого просмотра папки ‘Входящие’ и принятия мер в отношении сообщений могут пригодиться сочетания клавиш. Сначала убедитесь, что эта опция включена, выбрав значок шестеренки > Настройки > Общие > Клавиатурные сокращения
Для составления сообщений, форматирования текста, выполнения действий и навигации можно использовать множество сочетаний клавиш. Это позволит вам быстрее управлять входящими сообщениями и работать с ними. Здесь приведены лишь некоторые из распространенных сочетаний клавиш, которые могут помочь вам, но вы также можете посетить справку Gmail для получения полного списка:
- Составить письмо: C.
- Ответить на сообщение электронной почты: R.
- Переслать электронное письмо: F.
- Удалить письмо: #.
- Пометить как прочитанное: Shift + I.
- Отметить как важное: + или =.
- Перейти к метке: G + L.
- Перейти к папке входящих сообщений: G + I.
Нацелиться на приложения
Хотя в Gmail есть полезные функции, которые помогут вам без проблем разобраться с папкой ‘Входящие’, вы также можете воспользоваться удобным приложением
Boomerang для Gmail
Boomerang для Gmail – это потрясающий инструмент для планирования писем, чтобы отправить их позже, и получения полезных напоминаний. Когда у вас есть время, чтобы сесть и написать письмо, но вы не хотите, чтобы оно было отправлено немедленно, это приложение удобно. А если вам нужно ответить на сообщение в другое время, установите удобное напоминание
Boomerang для Gmail также имеет функцию напоминания о сообщении, если вы не получили ответ от получателя. Эта функция позволяет легко отслеживать сообщения электронной почты и избавляет вас от необходимости запоминать их самостоятельно
Inbox от Gmail
Inbox by Gmail – еще одно приложение, которое может помочь вам с вашим почтовым ящиком. Этот отдельный инструмент создан на основе Gmail от Google и предлагает более удобное управление сообщениями. Вы можете превратить электронные письма в задачи, использовать заранее подготовленные ответы, создавать напоминания и откладывать сообщения на потом
Когда вы впервые войдете в Inbox by Gmail, вы увидите, что все ярлыки, созданные вами в Gmail, будут там. Кроме того, вы заметите отличную функцию сортировки входящих сообщений, которая называется ‘Пакеты’
Как и категории в Gmail для социальных, рекламных и форумных сообщений, приложение предоставляет еще несколько. Ваши поездки, покупки и финансовые письма также будут разделены на категории. Все это позволяет легко просматривать входящие сообщения
Итак, если вам нужна дополнительная помощь в организации, планировании и запоминании, попробуйте воспользоваться полезным инструментом
Как вы справляетесь с тревогой по поводу входящих писем?
Вам не нужно тратить время на то, чтобы взять под контроль свой почтовый ящик Gmail. А в наши дни у кого есть время, чтобы тратить его впустую? Эти полезные советы помогут облегчить стресс от переполненного почтового ящика
Есть ли у вас эффективный процесс или удобный инструмент, который вы используете для управления почтовым ящиком Gmail? Если да, сообщите нам об этом в комментариях ниже
Image Credit: alphaspirit via Shutterstock.com
Комментировать