Список дел – это самая простая система продуктивности. Эти восемь минималистичных инструментов для составления списка дел помогут вам отслеживать ежедневные задачи без лишней суеты
Мы часто увлекаемся системами повышения продуктивности и многообещающими функциями приложений для составления списка дел. Когда это происходит, управление задачами становится чрезмерным занятием и поводом для того, чтобы еще больше оттягивать время
Для долгосрочного планирования задач и составления графиков вам нужна надежная система инструментов, позволяющая видеть все ваши проекты с высоты птичьего полета. Но в повседневной жизни лист бумаги лучше всего подходит для самых важных задач. Он возвращает ваше внимание туда, где оно должно быть: к вашей работе
Приложения, которые настаивают на подобном базовом подходе, работают так же хорошо. В этой статье мы рассмотрим восемь таких минималистичных инструментов для отслеживания ежедневных задач
1.Minimalist (Web)
Minimalist живет в Интернете. Чтобы создать список дел, вам не нужно регистрироваться в нем, но вы можете подключить приложение к своей учетной записи Google
Зайдите на getminimalist.com и начните создавать свой основной список дел. Вы получите для него специальную ссылку, которой вы сможете поделиться с кем-то, если захотите
Хотя у Minimalist нет специального мобильного приложения, он поддерживает такие жесты, как пролистывание и перетаскивание на мобильных устройствах
Если вам понравилось это, посмотрите лучшие приложения для несложных дел
2.Google Задачи (веб, настольный, мобильный)
С таким количеством приложений для составления списков дел, заполонивших рынок, вы могли забыть о функции управления задачами, которая сидит в вашем почтовом ящике Gmail в течение дня. Если это так, то пришло время пересмотреть его как достойного кандидата на роль приложения для управления ежедневными делами. Она даже позволяет превращать электронные письма в задачи
Чтобы открыть Google Задачи, нажмите на Gmail над боковой панелью в папке входящих сообщений Gmail и выберите Задачи в выпадающем меню. В правом нижнем углу появится маленькая панель. Здесь вы можете перечислить свои задачи на день и отметить их одну за другой. Сверните панель ‘Задачи’, чтобы ее не было видно, но при этом она была легко доступна
Google Задачи особенно удобны, если ваша работа связана с большим количеством переписки по электронной почте, и вы не можете оторваться от своего почтового ящика Gmail. Вы также можете отображать задачи из своего Календаря Google, нажав на Задачи в разделе Мои календари
Если вы хотите отображать Задачи на отдельной вкладке, перейдите по этому URL. Пользователи Chrome, как насчет того, чтобы сохранить Задачи на панели инструментов Chrome с помощью официального расширения Google Tasks Chrome? Пользователи Android, вы можете носить Google Задачи в кармане с помощью Tasks No Longer Available
Вместо использования Задач Google можно составить список дел в черновике электронной почты и отметить его звездочкой для быстрого доступа.(Закрепите черновик в папке ‘Входящие’, если вы используете Inbox в Gmail). Если вы включили функцию быстрых ссылок в разделе Настройки > Лаборатории в Gmail, вы можете добавить быструю ссылку на черновик дел в боковой панели
3.MinimaList (iOS)
MinimaList – мой фаворит в этом списке. Он основан на жестах, что означает, что вы можете пролистывать, перетаскивать и тапать по нему
Создание, редактирование и перестановка задач просты и интуитивно понятны. Список по умолчанию, который появляется при установке приложения, содержит инструкции по использованию MinimaList
Что мне понравилось в MinimaList, так это интеграция таймера Pomodoro для пользователей, которые клянутся в эффективности техники Pomodoro. Сама настройка таймера является ненавязчивой, что означает, что он не будет беспокоить вас, если вы не используете технику Pomodoro для управления своим временем
MinimaList доступен в App Store бесплатно. Пользователи iOS, имейте в виду, что на вашем устройстве уже есть стоковое приложение (Reminders), которое отлично подходит для ведения списков дел. Оно работает в автономном режиме, как и MinimaList
4. Текстовый файл (Desktop, Web, Mobile)
Текстовый файл – это, вероятно, самая простая и базовая единица для записи информации на компьютере, и он идеально подходит, если вы стремитесь к простоте рабочего процесса. Вы можете отслеживать в текстовых файлах все – от идей до счетов, так почему бы и не список дел?
Если у вас уже есть файл ‘todo.txt’ на рабочем столе, вам понравится Todo.txt, который переносит простоту обычных текстовых списков дел на ваше мобильное устройство. Оно доступно как на Android, так и на iOS
5.Slack (Desktop, Web, Mobile)
Если вы проводите в Slack большую часть своего рабочего дня, туда же может попасть и ваш список дел. Привлеките автоматизированного бота, который будет отслеживать список задач за вас
В MakeUseOf на Slack у нас есть бот со списком дел под названием To-do bot. Я могу приказать ему добавлять задачи в мой личный список дел, помимо всего прочего. Вот снимок некоторых команд, которые я могу ему дать
Для интеграции приложения To-do bot требуются привилегии администратора. После установки приложения все члены команды Slack могут использовать команду /todo
Если ваша команда уже использует полноценное приложение для управления проектами, например Kyber.me, вы можете воспользоваться функцией списка дел, которая поставляется вместе с ним
6. Электронная таблица (настольная, веб-, мобильная)
Электронная таблица – это простой способ отслеживать любые данные, включая ваши ежедневные задачи. На первый взгляд она может показаться сложной, но она может быть настолько простой, насколько вы захотите. Достаточно всего двух колонок: одна для названия задачи, другая для ее статуса
Даже если добавить колонки для названий проектов, приоритетов, сроков и так далее, электронная таблица не кажется такой сложной, как специальное приложение. Возможно, это потому, что вы можете видеть все данные сразу, без необходимости переходить с экрана на экран
7. Бумага и ручка
Отмечать ‘сделано’ на бумаге приятнее, чем на экране, не так ли? Вот почему я до сих пор веду бумажный список для своих ежедневных задач. Я не отмечаю дела в этом списке, потому что это мало что говорит о моем прогрессе в выполнении задачи. Вместо этого я использую систему Circle , которую я опишу ниже
Вы начинаете с полого круга рядом с каждой задачей в вашем списке. В конце дня вы заполняете круг в зависимости от того, насколько вы продвинулись в выполнении задачи. Например, если вы завершили задачу, затемните круг рядом с ней. Если задача отменена, поставьте знак ‘X’ в кружке рядом с задачей. Для задачи, которую вы делегировали, затемните соответствующий круг и добавьте рядом с ним стрелку вправо
Вы хотите узнать больше о системе Circle? Прочитайте этот пост в блоге человека, который придумал эту систему (Сигурдур Арманнссон), чтобы получить подробное объяснение. Не стесняйтесь подправить систему и добавить свои собственные действия/фазы для удобства
Для меня система ‘Круг’ не требует усилий, в отличие от метода ‘Пульный журнал’ (BuJo). Последний эффективен, но в то же время кажется большой работой. Имейте в виду, что здесь мы сосредоточились на ежедневных списках дел. Для ведения заметок и регулярного отслеживания своей работы и жизни ведение Bullet Journal вполне оправдывает затраченные усилия
Я также использую систему Circle для отслеживания платежей по счетам, которые я не могу автоматизировать. Легко забыть, какие счета вы оплатили, а какие нет, когда они всплывают в случайном порядке в течение месяца. С этой системой у меня больше нет такой проблемы
8. Мобильные версии приложений для ведения конспектов и заметок
Конечно, вы можете создавать ежедневный список дел в своем обычном приложении для ведения заметок или конспектирования
Если вы работаете над несколькими различными проектами, перечисление их задач в одном списке может запутать. В этом случае вам поможет аутлайнер или приложение для ведения заметок, чтобы составить свой список и разложить задачи по логическим разделам
Проблема в том, что легко отвлечься на различные заметки и функции приложения для ведения заметок. Они служат визуальным напоминанием о сотне и одной вещи, о которой вам еще предстоит позаботиться. Один из способов преодолеть этот ‘перехват внимания’ – использовать мобильную версию приложения. Поскольку мобильные приложения разрабатываются для маленьких экранов, они часто по умолчанию скрывают боковые панели и другие отвлекающие элементы. Это поможет сохранить список дел на переднем плане в течение дня
Ваша система дел настроена на провал?
Если ваш ежедневный список дел постоянно кажется вам непомерно тяжелым и неуправляемым, подумайте, что это может быть вызвано двумя основными причинами, приведенными ниже
1. У вас нереалистичные ожидания относительно того, что вы можете сделать за 24 часа
Это очень обманчиво. Двадцать четыре часа кажутся большим временем, и поэтому кажется, что мы должны уместить в этот день все дела, которые, как нам кажется, мы должны сделать, а также все дела, которые мы хотим сделать. Но дело в том, что если вы работаете восемь часов в день и спите восемь часов ночью, то на все остальное остается только восемь часов
— Elaine St.James, Living the Simple Life: Руководство по уменьшению масштабов и получению большего удовольствия
2. Ваш список дел также функционирует как список дел, список продуктов, записная книжка, список идей и т. д.
Если вы склонны попадать в одну или обе эти ловушки, осознание этого поможет вам определить приоритеты в списке дел и сделать его реалистичным и ‘выполнимым’
Где находится Workflowy?
Я решил не включать в этот список такие приложения, как Workflowy, Todoist, Toodledo и Remember the Milk. Все они являются отличными приложениями, но для этой статьи я решил сосредоточиться на инструментах, которые лучше всего подходят для создания базового списка дел. Знаете, такой список, который вы, скорее всего, наклеите на дверцу холодильника или на крышку ноутбука
Пора сосредоточиться!
Если у вас есть выбор между подпиской на новое приложение и тем, которым вы уже часто пользуетесь, я бы посоветовал выбрать последнее. Это не только сэкономит ваше время, но и предотвратит случай фрагментарного фокуса, к которому часто приводит частая смена приложений
Всякий раз, когда я собираюсь поддаться ‘безумию модных/блестящих приложений для ведения списка дел’, один быстрый взгляд на впечатляющий рабочий процесс моего коллеги Дейва Паррака возвращает меня с края пропасти. Это напоминает мне, что самодисциплина – лучшее средство повышения продуктивности
Как выглядит ваш ежедневный список дел? Это сложный зверь, полный заметок и подзаметок, или просто список самых важных задач на день? Где вы его записываете?
Комментировать