Совещания необходимы на современном рабочем месте. Но слишком большое их количество может быть проблематичным. Вот несколько советов и цифровых инструментов, которые помогут вам
Встреча в конференц-зале (или рабочем пространстве в Интернете) требует обмена идеями, установления целей, отслеживания прогресса, распределения задач и т.д
Хотя это все веские причины для проведения совещания, слишком большое количество длительных совещаний может снизить вашу производительность. Вот как можно сократить количество совещаний в вашем календаре. Но сначала давайте разберемся:
Что заставляет вас проводить слишком много совещаний?
Скорее всего, вы уже пытались справиться с этой проблемой. Однако встречи продолжают появляться в вашем календаре. Скорее всего, это происходит потому, что вы не пытались выявить коренные причины проблемы; вы просто применяете пластырные решения, чтобы снять симптом – перегрузку встречами
Итак, давайте рассмотрим перегрузку встречами как симптом более глубокой проблемы, чтобы вы могли найти эффективное и долгосрочное решение
Во-первых, пандемия COVID-19 и вызванный ею переход на удаленные или гибридные модели работы значительно увеличили количество виртуальных встреч, преимущественно через Zoom. Как следствие, удаленные работники борются с усталостью от Zoom, или переутомлением от экранного времени. Перегрузка собраний также может стать проблемой, если вы приглашаете на собрания всех желающих. По мере роста посещаемости вовлеченность постепенно снижается
Одной из наиболее распространенных основных причин, по которым совещания Zoom или посещение конференц-зала проходят одно за другим, является отсутствие четкой повестки дня. Вначале у вас может быть цель встречи, но вскоре внимание переключается на пустую болтовню
И последнее, но не менее важное: вы неэффективно используете цифровые инструменты. Существует широкий спектр программного обеспечения, которое является лучшей альтернативой для общения и совместной работы
Следующий наиболее эффективный метод сокращения количества совещаний на вашем рабочем месте – это повышение производительности совещаний. Вот как вы можете этого добиться:
1. Используйте внутреннюю вики для асинхронных совещаний
Совещания не всегда должны проводиться в режиме реального времени (синхронно). В некоторых ситуациях полезно асинхронное общение (общение, которое не требует одновременного присутствия участников и не требует немедленного ответа)
Вы можете повысить продуктивность своих собраний, приняв асинхронную коммуникацию. Это позволяет командам использовать программное обеспечение, основанное на знаниях, такое как Document 360, для обмена идеями в своем собственном темпе. Кроме того, вы можете создать внутреннюю Wiki с помощью этих веб-сайтов и выделить в ней определенные страницы для проведения совещаний. Эти цифровые инструменты позволяют вносить свой вклад в совещание, используя функцию комментариев
Применяя асинхронные совещания, ваша команда может потратить время, необходимое для понимания обсуждаемой информации, общаться с членами команды, находящимися в разных часовых поясах, дать возможность интровертам участвовать в совещании, набирая текст, и сократить количество прерываний и отвлекающих факторов
2. Используйте программное обеспечение для совместной работы
Зачем назначать двухчасовую личную встречу, чтобы представить новые идеи, если это можно сделать по электронной почте, а еще лучше – с помощью простой программы для совместной работы, например, Trello
Чтобы повысить продуктивность работы вашей команды, организуйте встречи в режиме реального времени только тогда, когда это абсолютно необходимо, например, для разрешения конфликтов. В противном случае вы можете использовать программное обеспечение для совместной работы для обновления информации о ходе выполнения целей, обзора проектов или подачи новых идей
Таким образом, ваша команда получает достаточно времени, чтобы обдумать идеи, которыми они хотят поделиться, и определить приоритетность наиболее важных из них. Более того, вся эта информация сохраняется по умолчанию и доступна всем, а не полагается на письменные записи
Вы можете использовать Trello для создания досок, соответствующих целям вашего собрания, например, повестка дня собрания, обновления о предыдущих собраниях, обновления команды или новые идеи
Скачать: Trello для Android | iOS (бесплатно, доступна премиум-версия)
3. Сосредоточьтесь на повестке дня совещания
Организация встречи без повестки дня – верный рецепт провала. Чтобы не сбиться с курса, необходимо иметь четкий план проведения совещания. Большинство совещаний часто затягиваются из-за отсутствия четкого плана
Итак, как вы можете это исправить? Традиционно вы можете записать пункты, которые вы хотите обсудить во время встречи, распечатать их и приложить другие соответствующие документы, прежде чем поделиться ими с участниками
В качестве альтернативы вы можете сэкономить время и бумагу, создав повестку дня в Evernote и прикрепив все необходимые файлы или веб-страницы, прежде чем поделиться ею с коллегами. Это обеспечивает участникам быстрый доступ к необходимой информации через смартфоны, планшеты или компьютеры
Скачать: Evernote для Android | iOS (бесплатно, доступна премиум-версия)
4. Создайте каналы Slack для мгновенного общения
Когда вы являетесь частью большой организации с множеством отделов, кажется, что провести совещание – единственный вариант поделиться информацией с определенным кругом людей. К сожалению, это не всегда самый продуктивный метод
Зачем собирать группу людей в конференц-зале для 30-минутного совещания, если можно поделиться той же информацией мгновенно и с каждым на его рабочем столе с помощью платформы обмена сообщениями, такой как Slack?
Вам нужно только создать специальный канал для встречи и пригласить всех соответствующих участников. Таким образом, вы сможете вести конкретные разговоры о различных проектах с людьми, которых вы решили пригласить
Скачать: Slack для Android | iOS (бесплатно, доступна премиум-версия)
5. Не имейте слишком много людей
Подумайте о последней встрече, которую вы проводили. Сколько людей присутствовало на нем? И сколько из них внесли ценный вклад в совещание? Скорее всего, многие присутствующие просто тихо сидели, не участвуя в работе, в то время как другие проверяли свою электронную почту. Это стало стандартной практикой, особенно на собраниях с большим количеством людей
Это часто происходит потому, что организаторы хотят, чтобы люди не чувствовали себя обделенными. Хотя это может быть благородным жестом, он, к сожалению, снижает продуктивность встречи
Вы можете задаться вопросом: как? Вы рискуете превысить отведенное на совещание время, занимаясь дебатами туда-сюда, неглубокими комментариями и ненужной болтовней, что приводит к снижению эффективности. Поэтому, чтобы избежать перегрузки собрания, приглашайте как можно меньше людей
Похожие: Основные советы по проведению онлайновых видеоконференций
Не позволяйте совещаниям замедлять ваше развитие
Совещания по-прежнему играют важную роль в большинстве организаций. Однако они становятся непродуктивными, когда становятся перегруженными и когда ваши команды могут потратить время совещаний на решение приоритетных задач. Вы можете повысить продуктивность совещаний, используя приведенные выше советы и инструменты
Комментировать