Существует множество инструментов автоматизации, которые помогают фрилансерам вернуть контроль над своим временем. Вот все лучшие из них
Работа фрилансера требует большой административной работы, чтобы поддерживать ваш бизнес в рабочем состоянии и приносить прибыль. Чтобы обеспечить постоянный поток клиентов, вам необходимо рекламировать свои услуги, отвечать на запросы и отслеживать действия, предпринятые ранее. Как только вы нашли работу, вам приходится постоянно проводить встречи и переписываться по электронной почте, а в конце еще нужно выставить счет
Вся эта административная работа иногда может занять весь день и не оставить времени для настоящей оплачиваемой работы. Однако с помощью различных инструментов автоматизации вы можете сэкономить время, избежать ошибок и уменьшить стресс от ведения бизнеса фрилансера
1. Упоминание: Слушайте и изучайте свою аудиторию
Социальные сети играют большую роль в рекламе ваших услуг фрилансера и привлечении новых клиентов. Существует множество инструментов, которые помогут вам составить расписание постов в социальных сетях, и даже позволят вам автоматически репостить или курировать посты из других источников
Но прежде чем начать планировать свои социальные сети, вам нужно знать, что именно вы должны публиковать, чтобы привлечь новых клиентов. Лучший способ сделать это – использовать инструмент социального прослушивания, который поможет вам изучить как вашу сферу деятельности, так и ваших конкурентов
Бесплатная версия Mention позволяет настроить одно оповещение, которое отслеживает новостные сайты, блоги, форумы и социальные сети. Это оповещение может отслеживать упоминания вашего собственного бренда, смотреть на ваших конкурентов или искать конкретные ключевые слова, относящиеся к вашей области
Вместо того, чтобы регистрироваться на различные рассылки и постоянно искать информацию в Интернете, вы можете узнать о тенденциях в вашей области в одном месте. Бесплатный тарифный план сайта также позволяет планировать посты на трех социальных профилях, что еще больше автоматизирует эту задачу
2. Calendly: бронируйте встречи с легкостью
Встречи являются важной частью привлечения новых клиентов, а также управления текущими проектами. В самом начале, когда клиент не уверен, что ваши услуги – это именно то, что ему нужно, короткая ознакомительная встреча может помочь заключить сделку. В дальнейшем встречи – это отличный способ разрешить недоразумения и согласовать ожидания
Однако планирование встреч может отнимать много времени. Обеспечение того, чтобы все были доступны в одно и то же время, особенно в разных часовых поясах, может привести к бесконечной переписке по электронной почте. Существует множество приложений для планирования встреч, но наше любимое – Calendly
Бесплатная версия предлагает интеграцию с календарем Google или другими популярными календарями, что позволяет вам делиться своей доступностью, не делая свое личное расписание публичным
Вы можете просто отправить ссылку на Calendly тому, с кем хотите встретиться, и он сам выберет время, которое вы указали как доступное – с учетом своего часового пояса. Затем событие появится в календаре каждого
Программа интегрируется с такими онлайн-конференциями, как Zoom и Microsoft Teams, экономя время на создание ссылки для каждой встречи. Она также отправляет электронные письма с напоминаниями перед встречами, чтобы убедиться, что все придут вовремя. Если у вас есть личный веб-сайт, вы можете добавить его и туда
3. Шаблоны и фильтры Gmail: Создание быстрых ответов
Электронные письма – это еще один фактор, отнимающий время: от потенциальных клиентов, спрашивающих о ваших услугах, до существующих клиентов, желающих получить отчет о состоянии дел. Многие из этих писем становятся довольно повторяющимися. К счастью, если вы пользуетесь почтой Gmail, есть возможность не только создавать шаблоны, но и автоматически отправлять некоторые из них с помощью фильтров
Сначала нужно включить Шаблоны в расширенных настройках. После этого составьте новое письмо с ответами на каждый из часто задаваемых вопросов. Вместо того чтобы сохранять его как черновик, выберите Сохранить черновик как шаблон. Если вы будете отправлять это письмо вручную, вы можете оставить пробелы для таких деталей, как имя, оценка стоимости и т.д
Чтобы автоматически отправить письмо по шаблону, необходимо создать новый фильтр. Выберите ключевые слова, наиболее подходящие для данного запроса, и в действиях фильтра отметьте Отправить шаблон
Например, ключевой фразой может быть ‘сколько стоит ваш гонорар’, для которой у вас будет заранее написанное письмо с подробным описанием ваших пакетов и услуг
4. Zoho Invoice: Никогда не выписывайте новые счета-фактуры
Хотя некоторые фрилансеры предпочитают вести свои счета в таблице Excel и использовать стандартный шаблон счета, есть гораздо более простой и организованный способ получения оплаты, с помощью различных приложений для выставления счетов. Наше любимое приложение – Zoho Invoice, которое имеет так много функций в своем бесплатном плане, что вам, возможно, никогда не придется платить за него
Вы можете создать шаблон счета со всеми вашими банковскими реквизитами и Т&С, который можно использовать для любого клиента. Вы также можете генерировать регулярные задания с установленной ценой, экономя время на введение этих данных каждый раз, когда вы составляете новый счет-фактуру
Когда вы будете готовы отправить счет, приложение также предоставляет шаблон электронного письма, который вы можете изменить при необходимости. Если вы решите подключить Zoho к системе онлайн-платежей (например, PayPal), приложение обновит статус счета и отправит благодарственное письмо при получении оплаты. Это позволит узнать, какие счета нуждаются в последующих действиях
Но с Zoho даже отслеживать ситуацию становится проще, поскольку вы можете установить несколько автоматических напоминаний о неоплаченных счетах, что избавит вас от головной боли, связанной с их поиском. Программа также позволяет отслеживать время для клиентов, у которых вы берете почасовую оплату, и затем генерировать на основе этого счет-фактуру. Вы даже можете установить повторяющиеся счета для проектов с установленной ценой
5. Zapier: Автоматизируйте все остальное
Во всех вышеперечисленных приложениях мы обсуждали интеграцию – как одно программное обеспечение может соединяться с другим для создания еще большей автоматизации. Но что делать, если вам нужно соединить два приложения, которые не имеют встроенной интеграции? На помощь приходит волшебный Zapier
Чтобы рассказать о различных опциях, доступных в Zapier, потребуется целая статья. Вкратце, он помогает вам создавать рабочие процессы, включающие практически все онлайн, где вы можете ‘установить и забыть’
Например, вы можете делиться новыми упоминаниями в Twitter в Slack. Или вы можете отправлять электронные письма новым респондентам Typeform. Вы даже можете получать новые сообщения Facebook в виде SMS
Возможности безграничны, а в бесплатной версии Zapier вы можете создавать до 100 задач в месяц. Этого более чем достаточно для автоматизации ряда действий, но вы можете обнаружить, что пристрастились к ручному управлению своим фрилансом
Что нужно автоматизировать?
Существует огромное количество инструментов автоматизации, особенно если вы готовы платить ежемесячную плату. Они могут значительно облегчить вашу жизнь фрилансера, но то, что что-то можно автоматизировать, не всегда означает, что это нужно делать
Особенно в работе фрилансера личный подход может быть очень полезен. Клиенты, которые обращаются к фрилансерам за помощью, обычно хотят построить рабочие отношения – это одна из причин, почему они не выбрали агентство или крупную компанию
Такие задачи, как отправка электронных писем при первом контакте, планирование встреч и обновление листов, можно автоматизировать. Однако важно потратить немного больше времени, чтобы доказать клиенту, что вы хотите узнать его получше и что вам небезразлична его работа. Эти дополнительные усилия заставят их вернуться за новыми услугами
Комментировать